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ONPE pone a disposición del Programa Juntos tecnología que elimina el papel en la documentación interna
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ONPE pone a disposición del Programa Juntos tecnología que elimina el papel en la documentación interna

La Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE) ha puesto a disposición del Programa de Apoyo a los más Pobres-Juntos una innovación tecnológica que permite eliminar el papel en la gestión documental de una institución pública, mediante el uso de documentos electrónicos, garantizando la seguridad de la información y generando un ahorro significativo de recursos para el Estado. 

Se trata del Sistema de Gestión Documental (SGD), un sistema que funciona por medio de tecnología de “firma digital” y que permite optimizar el proceso de gestión de documentos administrativos de una institución, y que ha sido desarrollado por la ONPE en el marco de la modernización de la gestión pública y la política de ecoeficiencia.

La firma digital es generada en el marco de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica, utilizando certificados digitales emitidos por una Entidad de Certificación acreditada, como es el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (Reniec), y firmados con un software de firma digital acreditado, FirmaONPE.

En lo que constituye un salto de la era del papel a la era digital, este sistema permite rapidez, seguridad, control y, además, ahorro de recursos al registrar y recepcionar digitalmente todo tipo de documento, tanto interno como externo.

El sistema diseñado por la ONPE permite elaborar, revisar, modificar, enviar y hacer el seguimiento de los documentos administrativos, mediante plantillas estandarizadas, en formatos livianos (PDF).

También garantiza confidencialidad e integridad de los documentos por parte del emisor, agilizando y mejorando notablemente el flujo de las comunicaciones internas, reduciendo el trámite documentario.

Beneficios del sistema

Entre los beneficios del SGD se encuentra la eliminación del uso de papel y la reducción significativa de los gastos en insumos para la impresión de los miles de documentos que a diario se elaboran y envían en la administración pública; así como de los gastos en el transporte de los mismos.

El sistema desarrollado por la ONPE permite la conexión con todas las sedes descentralizadas de una institución, mediante la  disponibilidad de la documentación en línea. Asimismo, que los funcionarios de una institución puedan suscribir los documentos internos desde cualquier lugar donde se encuentren, con acceso a Internet.

Transferencia otras entidades

La transferencia e implementación de esta tecnología a Juntos es parte del apoyo Interinstitucional entre las entidades públicas y para concretarlo se viene desarrollando, en la sede de la ONPE, la etapa de capacitación del personal de esta entidad, en el uso de esta aplicación informática. 

Luego de ello, seguirá la implementación del SGD para el manejo de la gestión documental de este importante programa social.

A la fecha suman 45 las instituciones públicas interesadas en implementar el aplicativo informático de la ONPE y con varias de ellas se está ya trabajando para concretarlo.

Actualmente, el organismo electoral está trabajando en el establecimiento de la interoperabilidad del sistema entre diversas instituciones, lo que permitirá que el envío de documentos se haga también en línea, bajo criterios de integridad, confidencialidad, autenticación de la identidad e inmediatez.